Hay una pregunta que solemos hacer a todas las parejas.
¿Quién va a encargarse de que todo salga bien el día de vuestra boda?
La mayoría responde lo mismo.
«Bueno… ya estarán pendientes los fotógrafos, el DJ, el catering, la finca, mi hermana… o algún amigo.»
Y ahí es cuando aparece uno de los errores más habituales en la organización de una boda. Cada proveedor tiene una función concreta, pero nadie coordina el conjunto.
El fotógrafo hace fotografías, el DJ pone música, la floristería monta la decoración, el catering sirve la comida, a finca abre sus instalaciones…
Pero alguien tiene que conseguir que todas esas piezas trabajen como un único equipo. Ese alguien es la persona que coordina vuestra boda.
¿Qué significa realmente coordinar una boda?
Existe la falsa creencia de que coordinar una boda consiste en elaborar un horario y repartirlo entre los proveedores. Ojalá fuera tan sencillo. Un timing es únicamente una herramienta.
Lo realmente importante es que todas las personas implicadas conozcan perfectamente qué tienen que hacer, cuándo deben hacerlo y cómo afecta su trabajo al del resto de profesionales. Coordinar una boda significa conseguir que decenas de personas trabajen como si llevaran toda la vida formando parte del mismo equipo.
Y eso solo se consigue con planificación, experiencia y mucha comunicación.
El trabajo empieza mucho antes del gran día
En PROBOCA comenzamos la coordinación aproximadamente 15 días antes de la boda. Es en ese momento cuando prácticamente todos los proveedores ya están confirmados y comienzan a cerrarse los últimos detalles.
Durante esos días centralizamos toda la información del evento:
- Contactamos con todos los profesionales implicados.
- Confirmamos horarios.
- Revisamos tiempos de montaje.
- Analizamos accesos.
- Coordinamos necesidades técnicas.
- Comprobamos que todos trabajan con la misma versión del timing.
- Resolvemos dudas antes de que se conviertan en problemas.
Nuestro objetivo es muy sencillo: que cuando llegue el día de la boda ya no haya nada pendiente de decidir.
El día de la boda no es para organizar, es para disfrutar.
Sin embargo, es muy habitual que alguien empiece a llamar a la novia porque el autobús ha llegado antes de tiempo.
O al novio porque el DJ pregunta dónde debe montar.
O a un hermano porque falta una mesa.
O a un amigo porque hay que localizar al fotógrafo.
La consecuencia es que las personas más importantes del evento terminan solucionando problemas que nunca deberían haber llegado hasta ellas. Cuando existe un servicio de coordinación, todo eso desaparece.
Los proveedores hablan con una única persona, las decisiones pasan por una única persona, los imprevistos los resuelve una única persona y los novios ni siquiera llegan a enterarse de la mayoría de ellos.
¿Qué hace exactamente un coordinador durante la boda?
Muchísimo más de lo que suele verse:
- Supervisa que los montajes estén terminados.
- Comprueba que la ceremonia está preparada.
- Verifica que cada proveedor ha llegado correctamente.
- Controla los tiempos del evento.
- Coordina la entrada de la novia.
- Da paso al cóctel.
- Sincroniza el servicio de catering con la música, la fotografía y el resto del evento.
- Controla sorpresas, discursos y actuaciones.
- Resuelve cualquier incidencia.
- Y permanece atento durante toda la celebración para que cada momento suceda con naturalidad.
Cuando una boda parece fluir sin esfuerzo, normalmente hay un gran trabajo de coordinación detrás.
Los imprevistos siempre existen
Da igual cuántos meses lleves organizando una boda, siempre aparece algún imprevisto.
Un proveedor que se retrasa, una tormenta inesperada, una avería técnica, un cambio de última hora, una modificación en el protocolo… La diferencia no está en evitar que aparezcan, la diferencia está en que alguien los resuelva antes de que afecten a vuestra celebración.
La mejor coordinación es aquella que pasa completamente desapercibida.
¿Quién debería contratar este servicio?
Nuestra respuesta es sencilla: cualquier pareja que quiera vivir su boda como pareja.
Si vuestro objetivo es disfrutar de cada abrazo, de cada conversación y de cada minuto con vuestros invitados, delegar la coordinación es probablemente una de las mejores decisiones que podéis tomar.
No porque vayáis a tener una boda más espectacular, sino porque vais a vivirla con mucha más tranquilidad.
En PROBOCA entendemos la coordinación de otra manera
Después de cientos de bodas, hemos aprendido que una buena coordinación no consiste en dirigir un evento, consiste en hacer que todo ocurra de forma natural.
- Que los proveedores trabajen coordinados.
- Que los tiempos fluyan.
- Que los invitados disfruten.
- Y que vosotros solo tengáis que hacer una cosa, celebrar.
Porque el día de vuestra boda solo tenéis un trabajo.
Disfrutar. Del resto, nos ocupamos nosotros.
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