Hay algo que todas las parejas tienen en común cuando termina su boda. Ninguna recuerda si la ceremonia empezó cinco minutos antes o cinco minutos después.

Nadie habla del orden exacto en el que salieron los aperitivos, tampoco de si una canción comenzó treinta segundos más tarde de lo previsto. Sin embargo, sí recuerdan cómo se sintieron. Si estuvieron tranquilos. Si disfrutaron.

Si tuvieron que estar pendientes del teléfono. Si alguien les hizo perder un momento irrepetible por resolver un problema que nunca debió llegar hasta ellos.

Después de haber vivido cientos de bodas desde dentro, podemos afirmar una cosa con total seguridad: los grandes problemas casi nunca son los que estropean una boda. Lo hacen los pequeños errores que se van acumulando durante el día.

La buena noticia es que la mayoría pueden evitarse.

Estos son los veinte errores que más se repiten.

1. Querer controlarlo todo

• Es completamente normal.
• Habéis dedicado meses a organizar vuestra boda y queréis aseguraros de que todo salga perfecto.
• El problema aparece cuando seguís intentando dirigir el evento el mismo día.
• Responder llamadas, tomar decisiones o coordinar proveedores mientras os estáis casando solo consigue una cosa: que dejéis de disfrutar.
• Una vez comienza la boda, es momento de confiar en el equipo que habéis elegido.

2. No tener un timing compartido

• El timing no es únicamente para los novios.
• Es la herramienta que necesitan todos los proveedores para trabajar coordinados.
• Cuando cada profesional maneja un horario diferente empiezan los retrasos, las esperas y las improvisaciones.
• Todos deben trabajar sobre el mismo documento.

3. Pensar que los proveedores se coordinan solos

• Es uno de los errores más frecuentes.
• El fotógrafo conoce su trabajo.
• El DJ conoce el suyo.
• El catering también.
• Pero ninguno sabe automáticamente qué está haciendo el resto.
• Alguien tiene que conectar todas esas piezas para que funcionen como un único equipo.

4. Hacer cambios de última hora sin avisar

• Cambiar la ubicación del baile.
• Modificar el orden de los discursos.
• Añadir una sorpresa.
• Retrasar el cóctel.
• Todo puede hacerse.
• Lo que no puede hacerse es asumir que todos los proveedores se enterarán por arte de magia.
• Cada cambio afecta al resto del evento.

5. No prever un plan B

• Especialmente en bodas al aire libre.
• El tiempo puede cambiar.
• El viento puede aparecer.
• Las temperaturas pueden dispararse.
• Tener previsto un plan alternativo aporta muchísima tranquilidad.
• Y no solo por la lluvia.

6. Querer saludar a todos durante el cóctel

• Muchas parejas se obsesionan con pasar mesa por mesa o grupo por grupo.
• Cuando terminan, apenas han probado un aperitivo.
• El cóctel también está pensado para vosotros.
• Disfrutadlo.
• Ya tendréis tiempo de abrazar a todo el mundo.

7. Comer demasiado poco

• Este error se repite muchísimo.
• Los novios pasan horas saludando, haciéndose fotos y atendiendo invitados.
• Cuando se dan cuenta, prácticamente no han probado la comida.
• Parad unos minutos.
• Sentaros.
• Comed.
• Vuestro cuerpo os lo agradecerá.

8. Llevar el móvil encima todo el día

• Si algo puede esperar hasta mañana, que espere.
• Cada llamada rompe un momento.
• Cada mensaje os saca del presente.
• Delegad también el teléfono.

9. No comunicar alergias o necesidades especiales

• Cada invitado merece disfrutar del menú con total tranquilidad.
• Las alergias, intolerancias o preferencias alimentarias deben comunicarse con suficiente antelación.
• Esperar al último momento solo genera complicaciones innecesarias.

10. Pensar que cinco minutos no importan

• Cinco minutos de retraso pueden convertirse fácilmente en treinta.
• Una boda funciona como una cadena.
• Cuando una pieza se mueve, todas las demás también.

11. Olvidar quién guarda cada cosa

• Las alianzas.
• El ramo.
• Los regalos.
• Los sobres.
• La documentación.
• Los detalles para invitados.
• Cada elemento debe tener un responsable claro.
• Evitaréis muchos momentos de nervios.

12. Hacer demasiadas sorpresas

• Las sorpresas emocionan.
• Pero demasiadas sorpresas desordenan una boda.
• Cada actuación, vídeo o discurso necesita un momento adecuado.
• Si todo el mundo prepara algo sin coordinación, el ritmo del evento desaparece.

13. No informar a los familiares más cercanos

• Padres.
• Hermanos.
• Testigos.
• Abuelos.
• Ellos también necesitan conocer ciertos horarios.
• Saber cuándo deben estar preparados evita muchas carreras de última hora.

14. Descuidar los tiempos del fotógrafo

• La luz natural no espera.
• El reportaje de pareja suele depender completamente de ella.
• Planificar correctamente ese momento permite obtener fotografías mucho mejores sin perder tiempo de celebración.

15. No pensar en los proveedores

• Parece un detalle menor.
• No lo es.
• Todos ellos llevan muchas horas trabajando para que vuestra boda salga perfecta.
• Facilitar accesos, horarios claros o incluso prever su comida hace que todo el equipo trabaje mucho más cómodamente.
• Y eso siempre repercute en el resultado final.

16. Intentar contentar a todo el mundo

• Es imposible.
• Siempre habrá alguien que prefiera otra música.
• Otro horario.
• Otro menú.
• Otra decoración.
• La boda debe representar a la pareja.
• No a los invitados.

17. Llegar agotados al gran día

• Muchos novios duermen poco durante la última semana.
• Atienden llamadas.
• Preparan detalles.
• Cierran pagos.
• Organizan regalos.
• Y llegan exhaustos.
• Dormir bien también forma parte de la planificación.

18. No dejar margen entre momentos importantes

• Ceremonia.
• Cóctel.
• Banquete.
• Baile.
• Todo necesita respirar.
• Las bodas demasiado encorsetadas terminan generando estrés.
• Las mejores celebraciones tienen ritmo, pero también naturalidad.

19. Pensar que pedir ayuda es un fracaso

• Delegar nunca significa perder el control.
• Significa rodearse de profesionales capaces de resolver aquello para lo que llevan años preparándose.
• Es probablemente una de las mejores decisiones que podéis tomar.

20. Olvidar lo más importante

• Parece una obviedad.
• Pero ocurre más veces de las que imagináis.
• Hay parejas que llegan al final del día con la sensación de no haber parado un solo minuto.
• Y es normal.
• Querían que todo saliera perfecto.
• Pero olvidaron disfrutar de lo único que nunca podrá repetirse.
• Las miradas.
• Los abrazos.
• Las risas.
• Las conversaciones improvisadas.
• La emoción de ver reunidas a tantas personas importantes.
• Eso es una boda.
• Todo lo demás solo sirve para hacerlo posible.

El mayor error de todos

Si tuviéramos que resumir todos estos errores en uno solo, sería este: Pensar que una boda se organiza el mismo día de la boda.

No es así. La boda se organiza durante los meses previos y especialmente durante los últimos quince días. El día del evento ya no debería haber decisiones importantes que tomar. Solo disfrutar.

Por eso, en PROBOCA entendemos la coordinación como un trabajo que empieza mucho antes de que lleguen los invitados. Durante los días previos unificamos la información de todos los proveedores, revisamos el timing, confirmamos horarios y resolvemos cualquier detalle pendiente para que, cuando llegue el gran día, todo el mundo sepa exactamente qué hacer.

Porque una boda perfecta no es la que transcurre sin imprevistos, es aquella en la que los novios nunca llegan a enterarse de que los hubo y cuando eso ocurre, hay algo que siempre se repite al terminar la celebración.

Los novios no hablan de la organización, hablan de lo bien que lo pasaron.

Y esa es, probablemente, la mejor señal de que todo ha salido exactamente como debía.